On a jamais deux fois l'occasion de faire une bonne première impression !

26/11/2020 – Gabrielle –  4min

Les recrues qui ont une expérience d’intégration négative sont deux fois plus susceptibles de chercher d’autres opportunités d’emploi dans un proche avenir. Une bonne nouvelle expérience de recrutement devrait donc figurer en tête de la liste des incontournables de chaque service des ressources humaines. Aujourd’hui, nous vous proposons un petit focus sur 2 phases spécifique : le pré-onbaording et l’onboarding.

Phase 1 : Le Pré-Onboarding

Réponse en 6 conseils pratiques.

La pré-onboarding est le processus qui consiste à engager vos nouveaux employés à partir du moment où ils décident de postuler à une offre d’emploi, jusqu’à leur premier jour de travail.

Tout ce que vous faites pendant la phase de pré-onboarding doit viser à atténuer les craintes du premier jour des nouveaux employés et à leur donner les outils pour être opérationnel plus rapidement

♦ Conseil numéro 1 : Créer un nouveau manuel «Soyez prêt»

Quand j’étais plus jeune, j’ai participé pendant 2 été à un camp scout. J’y ai intégré la devise “Toujours Prêt” ! Chez les scouts, cela correspond à «un état de préparation de l’esprit et du corps à faire votre devoir».

Cette devise est, il me semble, une excellente idée à garder à l’esprit lors de la création de votre guide d’accueil. L’objectif est de s’assurer que votre nouvel employé dispose de toutes les informations dont il a besoin pour franchir la porte le premier jour en toute confiance. Mais ce guide ne doit pas s’arrêter là dans la phase de Pré-Onboarding : il doit être transmis au candidat au moment où vous lui ferez votre offre ! 

En effet, c’est le meilleur moment de le convaincre de vous rejoindre et de lui démontrer que vous prenez déjà en compte sa situation !

Côté entreprise, assurez-vous d’inclure les indications pour vous rendre au bureau, les recommandations de transports en commun, les options de déjeuner à proximité et, bien sûr, où obtenir le meilleur cappuccino (et le plus proche).

Si le candidat arrive de loin, c’est le bon moment pour lui proposer d’échanger avec un des ambassadeurs de Switch Up via un entretien préalable : toutes les questions liées à sa future arrivée pourront y être abordé : dans quels quartiers rechercher un logement, les temps de transports, les loisirs, la situation de l’emploi dans le secteur d’activité du conjoint, les écoles…bref au même titre que vous allez préparez son arrivée au sein de l’entreprise, nous allons nous assurer qu’il s’installe sur son nouveau lieu de vie en toute sérénité ! 

♦ Conseil numéro 2 : Devenez un virtuose de la vidéo avec des rencontres et des salutations numériques

Il est toujours agréable de mettre des visages sur des noms avant votre premier jour. Cela vous donne une chance de vous souvenir de certaines des 27 000 personnes auxquelles vous êtes susceptible d’être présenté quelques minutes après avoir franchi le seuil du bureau.

Une excellente façon d’y parvenir est de demander aux équipes de filmer de courtes vidéos d’introduction. Votre nouvelle recrue peut également en filmer un et les RH peuvent les télécharger dans un espace partagé où chacun peut virtuellement se rencontrer – à son rythme. ( si vous cherchez un outil facile et rapide pour réaliser vos vidéos, n’hésitez pas à solliciter nos amis de chez Makidoo).

De même, en permettant à votre futur collaborateur de choisir un Ambassadeur pour l’accueillir dans sa nouvelle ville, vous lui permettez d’arriver dans un lieu où il a connaît déjà une personne relai ! C’est quand même plus simple que d’être totalement seul en Terre Inconnue.

♦ Conseil numéro 3 : Entrez dans le futur avec une visite à 360 °

Vous vous souvenez d’un monde sans Street View de Google Maps? Lorsque vous devez vous rendre physiquement à un endroit pour savoir dans quel type d’environnement vous allez vous trouver ?

Eh bien, c’est ce que ressentent tant de nouveaux employés le premier jour – un peu perdus, un peu confus, souvent incertains de trouver la bonne salle où ils sont attendus ou légèrement anxieux de ne pas savoir où sont situés les toilettes…

Éliminez tout cela avec une visite du bureau à 360 ° – une collection de photographies assemblées qui permettent aux utilisateurs de naviguer, de marcher et de regarder autour des espaces comme s’ils étaient physiquement présents dans la pièce.

Cette sourde inquiétude se transforme aussi en véritable stress quand il s’agit de devoir trouver son futur logement sans connaître la ville et sans pouvoir s’y rendre parce que le temps manque ou car la distance est trop importante !! La solution est donc bien de lui permettre d’avoir un Ambassadeur local qui va à la fois lui transmettre sa connaissance du territoire mais aussi d’effectuer par exemple des visites filmer des logements.

Phase 2 : Le Onboarding

L’onboarding est le fait d’accueillir un nouveau membre dans le giron de l’ équipe et de le familiariser avec la politique et les directives de l’entreprise.

Dans cette seconde phase, nous voulons des actions qui aident vos nouveaux employés et les préparent pour une première semaine / mois réussie au travail.

♦ Conseil numéro 4 : Soyez brillant avec une présentation d'entreprise de style magazine

L’introduction classique de la société est connue pour être notoirement embêtante. Un manuel de 20 pages décrivant les modestes débuts d’une organisation et ses réalisations ultérieures au cours des 20 années écoulées. Bâillement. Si vous souhaitez mettre en place ce type de support, vous trouverez une trame ici 

Sinon vous pouvez mettre en place cet outil au travers d’ une version sur papier glacé de style magazine qui traite le sujet avec l’excitation et la touche de design qu’il mérite. Vous pouvez même inclure des mots croisés, un quiz, une version de qui est-ce ? pour présenter les membres de l’équipe  ou tout ce à quoi vous pouvez penser.

Nous vous promettons que vos nouvelles recrues vous remercieront!

Pour vous y aider, voici 2 liens que nous trouvons sympa pour réaliser de livrer en version numérique : https://www.flipsnack.com/ ou papier : https://www.lesjoliscahiers.fr/

Vous trouverez aussi des exemples très aboutis de livret d’accueil ou de présentation de la culture d’entreprise. https://www.zapposinsights.com/ et https://steamcdn-a.akamaihd.net/apps/valve/Valve_NewEmployeeHandbook.pdf ou encore quelques images du célèbre petit livre rouge de Facebook.

et pour finir, nous ne pouvons que vous recommandez de lire l’article retraçant l’histoire de cet autre petit livre rouge destiné aux employés de la firme finlandaise Nokia en prévision de son rachat par Microsoft. L’idée était de rappeler l’histoire commune des deux firmes, avant même leur rapprochement final, afin de faciliter leur fusion future. https://www.theverge.com/2014/5/15/5719840/microsoft-nokia-one-book-photo-essay

♦ Conseil numéro 5 : Formez des recrues «informées»

Les médias sociaux sont un excellent moyen d’informer les nouveaux employés de toutes les activités amusantes et passionnantes de votre organisation de manière interactive et organique.

Mais de nombreuses entreprises sont au mieux ambiguës et au pire négligentes lorsqu’il s’agit de définir leur politique en matière de médias sociaux.

Un guide visuel avec des exemples de bons et de mauvais messages, des conseils sur la façon d’annoncer leur nouveau rôle et une collection de hashtags préférés de votre organisation rendront les choses parfaitement claires pour les participants et, peut-être même, donneront un coup de pouce à votre marque employeur.

♦ Conseil numéro 6 : Double-up avec le système de jumelage

Nous savons… Cela a été fait et refait, il n’y a rien de très nouveau mais le système de jumelage fonctionne – et il lui reste encore des perspectives ! Transformez votre système de jumelage avec de nouvelles idées

Buddy speed dating – Si vous avez un grand nombre de nouvelles recrues, cela vous donnera une connexion maximale en cas de manque de temps. Tout le monde commence par son copain assigné, se fraye un chemin dans la pièce jusqu’à ce qu’il soit de retour à sa place d’origine.

Bénévolat d’amis – Programmez pour  vos paires de jumeaux professionnels quelques heures de bénévolat dans un après-midi de leur première semaine. Cela leur permettra de se connaître dans un contexte «en dehors du travail» et permettra une connexion plus organique.

Projet de groupe – Demandez à vos binômes de travailler ensemble sur un petit projet, même si ce n’est que pour une heure. Peut-être s’agit-il d’une contribution à la newsletter des employés sur des choses qu’ils ont en commun ou d’un défi de dessiner les personnages de dessins animés préférés de chacun – les yeux bandés ! A vous de trouver !

Chez Switch Up, nous sommes persuadés que les intérêts communs permettent d’échanger bien plus que ce qui est uniquement utile pour la réalisation du travail. La mise en commun autour d’intérêts communs crée  un vrai lien et c’est pour cela que notre algorithme de Matching prend aussi en compte ce point entre nouveaux  arrivants et Ambassadeurs ! 

Phase 3 : Intégration

Lors de l’intégration, un employé est considéré comme intégré lorsqu’il a une bonne compréhension de son travail et de ses responsabilités, un lien social croissant avec son équipe et l’organisation au sens large, une bonne compréhension des politiques de l’entreprise et peut naviguer dans les règles parlées et tacites de leur nouveau lieu de travail.

Dans cette phase finale, il s’agit de faire passer les choses au niveau supérieur et de s’assurer que votre nouvelle recrue est prête pour un avenir épanouissant au sein de votre organisation

Cet article a été écrit par Gabrielle.R , experte en marque employeur et fondatrice de Switch Up.

Vous souhaitez proposer un accompagnement sur-mesure à vos salariés en mobilité ? contactez-nous !

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